Vereinbarung über die Mitwirkung als Referent bei der Konferenz „Software QS-Tag"

Mit der Einreichung Ihres BEITRAGS stimmen Sie der folgenden Vereinbarung zwischen Ihnen (im folgenden REFERENT genannt) und der imbus AG (im folgenden VERANSTALTER genannt) unwiderruflich zu:

1. Ort, Termin und Veranstalter der Konferenz

Sie reichen Ihren Beitrag zur Präsentation und Veröffentlichung auf folgender Konferenz ein:

Software-QS-Tag 2017

Ort: Sheraton Frankfurt Airport Hotel & Conference Center, Hugo-Eckener-Ring 15,60549 Frankfurt/Main Airport, Germany

Datum: 19. Oktober 2017 (1. Konferenz-Tag) und 20. Oktober 2017 (2. Konferenz-Tag)

VERANSTALTER der Konferenz ist die imbus AG, 91096 Möhrendorf , Deutschland (www.imbus.de).

2. Einreichung und Begutachtung

Die Einreichung des BEITRAGS muss über das Einreichungsformular auf der Webseite www.qs-tag.de erfolgen (Hinweis: Einreichungsformular ab Mitte März verfügbar). Der VERANSTALTER ist nicht verpflichtet, Einreichungen die über andere Wege eingehen, zu berücksichtigen.

Aus den bis zum Einreichungs-Endtermin (s. Terminplan im Call for Papers) eingegangenen BEITRÄGEN wählt das PROGRAMMKOMITEE (diejenigen BEITRÄGE aus, die vom Veranstalter zur Präsentation und Veröffentlichung auf der Konferenz angenommen werden.

Kriterien dieser Begutachtung sind die im Call for Papers veröffentlichten inhaltlichen Kriterien, sowie die „Referentenhinweise".

Der REFERENT ist verpflichtet mitzuteilen, ob/wo der BEITRAG bereits an anderer Stelle präsentiert wurde oder eingereicht wird/wurde. Änderungen/ Erweiterungen /Aktualisierungen gegenüber solchen erfolgten/parallelen Veröffentlichungen sind in der Einreichung klar zu benennen.

Es besteht keinerlei Anspruch auf Annahme des BEITRAGS. Der BEITRAG kann jederzeit und ohne Angabe von Gründen vom PROGRAMMKOMITEE oder vom VERANSTALTER abgelehnt werden. Dies gilt auch nach einer evtl. erfolgten Annahme des BEITRAGS.

Titel, Länge, inhaltliche Schwerpunkte und Präsentationsformat können im Zuge des Begutachtungsprozesses in Absprache zwischen PROGRAMMKOMITEE und REFERENT angepasst werden. Der REFERENT wird hierzu für Rückfragen telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung stehen, angemessen mitwirken und Änderungen zeitnah umsetzen.

3. Mitteilung über Annahme oder Ablehnung

Nach Abschluss des Auswahlprozesses benachrichtigt der VERANSTALTER den REFERENTEN über die Annahme oder die Ablehnung des Beitrags.

  • Im Falle einer Ablehnung gilt: Für die Einreichung oder Vorbereitung des Beitrags werden keinerlei Kosten erstattet und keine Vergütung gewährt. Die eingereichten Unterlagen verbleiben zur internen Dokumentation beim Veranstalter. Eine Veröffentlichung durch den VERANSTALTER erfolgt nicht.
  • Im Falle einer Annahme gilt: Der VERANSTALTER wird die eingereichten Unterlagen hinsichtlich Form und Inhalt abschließend prüfen und nach Erfordernis einen nochmaligen Korrekturdurchgang durchführen. Eine telefonische Feinabstimmung der Vorträge, ggf. Änderungen, Ergänzungen mit dem Programmkomitee - soweit notwendig - erfolgt bis zum 04.07.2017. Der REFERENT wird hiernach nötige Korrekturen einarbeiten und die korrigierten Unterlagen vollständig und präsentationsreif zum vereinbarten Abgabetermin bis zum 04.08.2017 in digitaler Form an den VERANSTALTER per E-Mail an qs-tags.her@xya.def@s.her@xya.defimbuss.her@xya.def.s.her@xya.defde übermitteln.
  • Annahme als Ersatzvortrag: Um bei Ausfall eines Vortragenden am Veranstaltungstag hochwertige Ersatzbeiträge anbieten zu können, wird der VERANSTALTER nach eigenem Ermessen Beiträge als Ersatzvortrag annehmen. Die betroffenen REFERENTEN  werden über die Annahme als Ersatzvortrag informiert und können dieser zustimmen oder sie ablehnen. Falls zugestimmt wird, entscheidet der Veranstalter situationsabhängig und kurzfristig spätestens am jeweiligen Veranstaltungstag, ob der Vortrag zu halten ist. Auch für diesen Fall, sichert der REFERENT zu, seinen Beitrag und Vortrag gemäß allen Regeln dieser Vereinbarung fristgerecht vorzubereiten, an den Veranstaltungstagen anwesend zu sein und den Vortrag auf Anforderung des Veranstalters zu präsentieren.

4. Vortragstermin und Veranstaltungsprogramm

Nach Annahme der Beiträge plant der VERANSTALTER die Vorträge im Veranstaltungsablauf ein. Das Veranstaltungsprogramm wird auf der Konferenz-Webseite www.qs-tag.de veröffentlicht. Änderungen des Veranstaltungsprogramms durch den VERANSTALTER sind auch nach Veröffentlichung jederzeit möglich.

Der VERANSTALTER behält sich eine (auch kurzfristige) Absage der Veranstaltung bei einer nicht ausreichenden Marktresonanz vor.

5. Präsentation, Vertretung, Mitwirkung

Sofern nichts anderes schriftlich vereinbart ist, wird der REFERENT seinen BEITRAG am dem im Veranstaltungsprogramm festgelegten Vortragstermin persönlich präsentieren. Im Fall einer Verhinderung, wird der REFERENT einen qualifizierten Vertreter entsenden und dafür etwaig entstehende Kosten selbst tragen.

Der REFERENT wird die Anreise zeitlich so planen, dass er rechtzeitig vor dem Beginn des ersten Konferenztages am Veranstaltungsort eintrifft. Bei Anreise aus größerer Entfernung (insbesondere interkontinentaler Flug) ist die Ankunft am Vortag einzuplanen.

Der REFERENT sichert zu, dass fachliche Inhalte gemäß Call for Papers im Vordergrund der Präsentation stehen und die Präsentation keinen primär werblichen Charakter trägt.

Der REFERENT wird während der gesamten Konferenz, am Veranstaltungsort anwesend sein und den Konferenzteilnehmern für Fragen und Fachgespräche angemessen zur Verfügung stehen.

Der fachliche Austausch mit Konferenzteilnehmern erfolgt auch über Social Media. Hierzu erklärt sich der REFERENT bereit, ab Kalenderwoche 38 für einen Zeitraum von 8 Wochen für Fragen und Diskussionen zu seinem Vortrag als Mitglied in der Gruppe „Software-QS-Tag“ auf xing.com zur Verfügung zu stehen. Nach derzeitigem Stand ist eine Standard-Mitgliedschaft auf xing.com kostenfrei. Sollte sich das innerhalb des gesteckten Zeitrahmens ändern, übernimmt die imbus AG die für die Mitgliedschaft des Referenten anfallenden Kosten in diesem Zeitraum.

6. Nutzungs- und Verwertungsrechte

Der REFERENT sichert zu, dass sämtliche von ihm eingereichte und/oder präsentierte Materialien (Texte, Folien, Diagramme, Abbildungen, Fotos etc.) sowie Inhalte frei von Urheberrechten Dritter sind. Andernfalls sichert der REFERENT zu, dass er zur Verwendung und Veröffentlichung solcher Unterlagen und Inhalte durch den jeweiligen Rechte-Inhaber berechtigt wurde. Sollten Rechte Dritter einer Präsentation oder Verwertung nach dieser Vereinbarung entgegenstehen, so wird der REFERENT den VERANSTALTER hiervon umgehend in Kenntnis setzen.

Für den Fall der Annahme des BEITRAGS stimmt der REFERENT ausdrücklich folgender Nutzung und Verwertung durch den VERANSTALTER zu und räumt dem VERANSTALTER die entsprechenden Rechte zur  Nutzung und Verwertung zeitlich und örtlich unbefristet und unwiederruflich ein:

  • Der eingereichte BEITRAG (in Kurz- oder Langfassung sowie die zugehörige Präsentation) und Informationen zum REFERENT (Lebenslauf, Foto) dürfen als Bestandteil der elektronischen (z.B. USB-Sticks oder zum Download) und/oder gedruckten Teilnehmerunterlagen weitergegeben und veröffentlicht werden.
  • Auszüge aus diesen Materialien dürfen zum Zwecke der Konferenz-Vermarktung eingesetzt werden, u.a. für: Information zum Programm auf www.qs-tag.de und www.imbus.de,  Poster, PR-Maßnahmen, Social Media-Aktionen, Mailings etc.
  • Darüber hinaus dürfen diese Materialien im Anschluss an die Konferenz vom VERANSTALTER im Internet, in einem Konferenzband oder in anderen geeigneten Medien veröffentlicht werden.
  • Der REFERENT ist damit einverstanden, gefilmt oder fotografiert zu werden. Er ist insbesondere damit einverstanden, dass seine Präsentation durch den VERANSTALTER bzw. in dessen Auftrag in Wort und Bild aufgezeichnet wird. Er wird keinen Einwand gegen eine Veröffentlichung (live oder zu einem späteren Zeitpunkt)  erheben und keine wie auch immer gearteten Ansprüche in diesem Zusammenhang an den VERANSTALTER oder dessen Auftragnehmer stellen.
  • Der REERENT berechtigt den VERANSTALTER, das so gewonnene Bild- und Tonmaterial im Internet (auch gegen Entgelt) Dritten zugänglich zu machen und mit diesem Bild- und Tonmaterial für die Konferenz und/oder  zukünftige Konferenztermine zu werben. Gleiches gilt für das Portrait-Bild, das der REFERENT im Rahmen des Call for Papers eingereicht hat.

Diese Regelungen gelten auch für Übersetzungen in die deutsche und/oder englische Sprache, die der VERANSTALTER (in Teilen oder für alle Teile der Materialien) vornehmen darf.

7. Datenschutz

Der REFERENT stimmt ausdrücklich zu, dass sämtliche eingereichte Unterlagen, sowie die von ihm übermittelten persönlichen Daten und Bilder:

  • zum Zwecke der Konferenzorganisation und im Rahmen o.g. Verwertung in den EDV-Systemen des Veranstalters gespeichert werden;
  • zum Zwecke der Begutachtung an die Mitglieder des PROGRAMMKOMITEE weitergeleitet werden;
  • zum Zwecke der Konferenz-Vermarktung veröffentlicht werden.

8. Vergütung, Reisekostenerstattung

Der SPRECHER erhält kostenfreie Teilnahme an beiden Konferenztagen inkl. Abendveranstaltung.
Eine weitere Vergütung ist nicht vereinbart.

Reisekosten werden gegen Nachweis wie folgt erstattet:

  • max. EUR 500,- bei An-und Rückreise innerhalb EU
  • max. EUR 2.000,- bei An-und Rückreise aus anderen Regionen

sowie die Unterbringung im Konferenzhotel max. 2 Nächte.

9. Laufzeit und Gültigkeit

Diese VEREINBARUNG gilt ab dem Zeitpunkt des Eingangs des BEITRAGs beim VERANSTALTER und umfasst alle ggf. im Zuge der Begutachtung erstellten Versionen des Beitrags, sowie sämtliche zugehörigen mit eingereichten   Unterlagen (Abbildungen, Fotos, Inhaltsangabe, Beitrag in kurz- und ggf. Langfassung, Lebenslauf etc.).

Die Vereinbarung endet zum 31.12. des Jahres in dem die Konferenz stattfindet. Die Rechteübertragung gemäß „6. Nutzungsrechte, Verwertungsrechte“ gilt davon unabhängig, zeitlich und örtlich unbefristet.

10. Schlussbestimmung

Die ganze oder teilweise Unwirksamkeit einzelner Klauseln dieser Vereinbarung hat nicht die gesamte Unwirksamkeit des Vertrages zur Folge. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame Bestimmung ersetzt, die der unwirksamen Bestimmung in ihrer wirtschaftlichen Bedeutung möglichst nahe kommt.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendbarkeit des UN-Abkommens zum internationalen Warenkauf (CSIG) wird ausgeschlossen. Gerichtsstand ist für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Unternehmenssitz des VERANSTALTERS.